御社の情報の扱いを一緒に整理して決めていきます。

お客様との契約に、AIの使い方の取り決めを入れて結んでいます。

秘密保持の約束に、次のことを書き足してから仕事を始めます。

• AIに入れてよい情報の範囲
• 入れた情報が、AIの学習に使われないようにすること
• 作ったものの権利がどちらにあるか
• 何か起きたときの連絡の流れ
• 仕事が終わったあとの、情報の消し方

使うAIの名前と、学習に使われない根拠は、各社の規約を添えた一覧でお見せします（→ 下の「使うAIの一覧」）。

御社の情報が、どこを通り、どこに残り、誰が見られるのかを、図1枚にしてお渡しします。
今お使いのシステムとAIをつなぐときは、途中で通るサービスもすべて名前で書きます。つなぐほど、情報の通り道は増えるからです。

どのAIを使う場合でも、次の情報は入れません。

• 取引先との契約で、外に出さないと約束している情報
• 法律で特に守られている個人情報（マイナンバー、健康に関する情報など）

それでもAIを使いたい場合は、社内専用のAIという選択肢があります（→ 次の段）。

次のような会社には、外のサービスに情報を出さずに、社内で動かすAIという選択肢があります。

• お客様・従業員・利用者の個人情報を扱う
• 取引先や業界の決まりで、外のサービスのAIに仕事の情報を入れられない

社内で動かすAIには、いくつかの形があります。御社が扱う情報と使い方に合わせて比べ、合う形を一緒に選びます。

• 最初は、本物そっくりの偽物のデータで動かします。 問題がないことを確かめてから、本物の情報に切り替えます
• 最後は人が確かめる場所を残します。 送る前、承認する前など、大事なところはAIに任せきりにしません
• 作業の前に控えを取ります。 消さずに分けて置き、何が変わるかを見てから進めます

仕事が終わったら、期限を決めて情報を消します（契約では、終了後30日以内）。作業用のフォルダ、共有ドライブ、自動化の道具に残った記録、AIとのやりとりに貼った内容まで対象にします。

御社の仕事では、次のAIを使います。どちらも、入れた情報がAIの学習に使われない設定で使っています。

あわせて、次のことをルールにしています。

• 無料版のAIは仕事に使いません
• AIの回答への評価ボタン（👍👎）は押しません（押すと、学習に使わない設定にしていてもその会話が学習に使われる会社があるため）

※各社の規約は 2026年10月21日 時点で確認しています。

AIを入れる前に、御社の社内で次のことを確かめ、必要なところから整えます。

1. 01

   社内のAIの使い方のルール

   従業員が迷わない最低限のルールから作ります
2. 02

   共有設定の見直し

   AIは、その人が開ける資料をすべて探しに行きます。「リンクを知っている人なら誰でも見られる」まま放っておかれた資料がないかを、AIを入れる前に確かめます
3. 03

   従業員向けの安全な使い方の研修

   何を入れてよく、何を入れてはいけないかを、実際の仕事に合わせてお伝えします
4. 04

   パソコンとアカウントの守り

   作業用パソコンの暗号化、AIとつなぐときの「鍵」の管理、自動化で危ない操作を止める仕組みなど

アーキブルは、自社の仕事でも毎日AIを使っています。御社にお伝えするルールは、まず自分たちに課しています。

• 作業用のパソコンは暗号化しています
• AIが危ない動きをしないよう、止める仕組みを入れています
• 数字や制度の名前は、検索結果のまとめではなく、公式の原本を開いて確かめてから書きます